Glosario y definiciones de HOA

Hay muchas partes móviles en una HOA. El mejor lugar para empezar a aprender cómo funciona una HOA es entender la jerga utilizada por las HOA y los administradores de HOA. En futuros artículos, cada uno de estos temas principales se tratará con más detalle. Comencemos por la Junta Directiva, empezando por el Administrador de la Asociación.

Administrador de la asociación

La función del Administrador de la Asociación consiste en asesorar y proporcionar consejos administrativos, de gestión y operativos al órgano de gobierno de la Asociación. Se espera que el Gerente de la Asociación:

• Demostrar profesionalidad y lealtad al director (el Consejo).
• Ejercer diligencia en el desempeño de sus funciones en nombre de los mandantes
• Rendir cuentas de las actividades financieras cubiertas por el Acuerdo de Gestión
• Realizar inspecciones in situ de la propiedad
• Solicitar y evaluar ofertas de servicios de la asociación
• Supervisar las actividades de mantenimiento y el rendimiento de los contratistas
• Supervisar y autorizar el pago de los servicios de la asociación primaria
• Conocer y acatar los Estatutos de la Asociación, reconociendo el organismo estatal que supervisa las asociaciones comunitarias.

El Consejo de Administración

El administrador de la asociación trabaja con el consejo de administración para garantizar que los miembros de la HOA cumplen las normas de la misma y se benefician de su pertenencia a ella. Dependiendo del acuerdo de gestión, algunas de las siguientes responsabilidades pueden transferirse a una empresa de gestión.

Presidente

• Director General y líder de la Asociación
• Preside todas las reuniones del Consejo y de los miembros
• Ejecuta documentos jurídicos en nombre de la Asociación.
• Establece el orden del día y controla todas las reuniones
• Representa al Consejo ante los residentes
• Puede ser responsable de la designación, si no del nombramiento, de todos los comités.

Vicepresidente

• Desempeña todas las funciones del Presidente en su ausencia.
• Normalmente comparte algunas de las cargas del presidente en cuanto a comparecencias, enlace, audiencias públicas, etc.
• Normalmente se le asignan responsabilidades de enlace con personal o contratistas específicos y comités específicos.

Secretario

• Prepara y distribuye los órdenes del día y las actas de las reuniones del Consejo y de los miembros, así como el material al que se hace referencia en las actas.
• Lleva las actas y los libros de todas las reuniones
• Lleva un libro de resoluciones
• Mantiene todos los registros oficiales, incluida la correspondencia oficial, los contratos, la lista de miembros, etc.
• Recibe, verifica y da soporte a todos los apoderados
• Da fe, mediante su firma, de la legitimidad de determinados documentos

Tesorero

• Trabaja con el personal, los contratistas y los comités apropiados para elaborar y presentar un presupuesto operativo anual para su aprobación.
• Mantiene registros adecuados de todas las transacciones financieras de la asociación
• Mantiene un registro de los desembolsos de fondos autorizados.
• Prepara informes financieros periódicos
• Organiza, previa aprobación del Consejo, una auditoría independiente de los asuntos financieros.

PERSPECTIVAS DE LA JUNTA DIRECTIVA, EL PROPIETARIO Y EL GERENTE

Comprender las perspectivas de las distintas partes interesadas en una HOA es muy importante, ya que cada organismo tiene su perspectiva, sus metas y sus objetivos. Una buena comunicación hace que todas las partes dispares funcionen sin problemas.

Perspectiva del Consejo de Administración

• Mantener el valor de la propiedad y la buena calidad de vida de la comunidad residencial
• Gobernar sin problemas
• Aplicación de las normas
• Establecer y mantener el presupuesto

Perspectiva de los propietarios

• La mayoría se preocupa mucho por las residencias
• Querrá un servicio del director y decisiones de la Junta que le proporcionen una buena calidad de vida
• Pueden surgir problemas cuando las expectativas son demasiado altas o poco realistas; esto puede ocurrir cuando los intereses son demasiado especializados o únicos

Perspectiva de los directivos

• Trabajar en equilibrio con los propietarios, la junta directiva y las realidades del negocio de las empresas de gestión (posibles fricciones).
• Resuelve problemas
• Orientación multitarea

DOCUMENTOS RECTORES

Como ocurre con todos los órganos de gobierno, existen documentos legales que regulan el funcionamiento de una HOA y todos los derechos y responsabilidades de los participantes. Los documentos pueden variar en función del tipo de asociación (condominio, casa adosada, etc.).

• Todos los documentos que regulan la vida comunitaria
• Legislación estatal
• Declaración de convenios o escritura pública
• Condiciones y restricciones
• Estatutos
• Normas y reglamentos
• Planos de agrimensura y acuerdos de servidumbre (pueden ser independientes, a menudo se incluyen en la declaración)

Documentos legales básicos de la comunidad de propietarios

• Estatuto de Habilitación Estatal: permite la creación de la forma de propiedad de condominio/townhome y prescribe la base para determinar el interés de propiedad, los derechos y obligaciones de los propietarios, los deberes y poderes de la Asociación y el proceso de disolución del condominio.
• Plano de subdivisión de condominio/casa adosada: describe la ubicación y naturaleza de los elementos comunes y las unidades.
• Declaración de condominio o Master Deed-define las unidades, elementos comunes y limitados comunes, y es la colección de pactos impuestos a la propiedad para prever:
• La obligación de cada propietario de participar en la financiación de los gastos de funcionamiento de la asociación.
• El poder, la autoridad y la responsabilidad de la Asociación en sus operaciones y en la elaboración y aplicación de normas.
• Escritura de unidad individual: incluye la escritura de unidad individual.
• Artículos de Incorporación: crea la Asociación como una corporación bajo el estatuto corporativo estatal, define su membresía y establece el proceso para crear la Junta Directiva, los procedimientos de votación, etc.
• Estatutos: implementan, con detalles específicos, las disposiciones de la Declaración y los Artículos de Incorporación con respecto a las operaciones de la asociación, incluida la delineación del proceso de reunión, los procedimientos de elección, los poderes y deberes, las reuniones de la junta, los comités, los requisitos de seguro, la elaboración de normas y el proceso de aplicación.
• Reglamento: establece las facultades o disposiciones operativas y las restricciones de uso adoptadas por la Asociación.

Documentos jurídicos de las comunidades de propietarios y su jerarquía

• Plano de subdivisión: describe la ubicación y la naturaleza de la propiedad común y de los lotes individuales.
• Escrituras de propiedad: comprenden las escrituras individuales de los lotes y las escrituras de propiedad común, que dan una descripción legal de la propiedad.
• La Declaración de Convenios, Condiciones y Restricciones (Declaration of Covenants, Conditions, and Restrictions, CC&R's) es el conjunto de convenios impuestos a todas las propiedades de la urbanización y establece:
• Para la pertenencia automática a la asociación de todos los propietarios y la base de los derechos de voto
• La obligación de cada propietario de participar en la financiación de los gastos de funcionamiento de la asociación.
• Determinadas restricciones (control arquitectónico y otras normas) sobre el uso de la propiedad y los poderes de ejecución de la Asociación.
• Establece el poder y la autoridad de la Asociación para poseer y mantener la propiedad común y para establecer y hacer cumplir las normas.
• Artículos de Incorporación - crea la Asociación como una entidad legal bajo el estatuto corporativo estatal; define los poderes y responsabilidades de la Junta Directiva de la Asociación y de sus miembros; y establece el proceso para crear la Junta Directiva, el sistema de votación, etc.
• Estatutos: aplican, de forma detallada, las disposiciones de los CC&R y los estatutos relativas al funcionamiento de la asociación, incluida la descripción del proceso de reuniones, los procedimientos de elección, los poderes y obligaciones, las reuniones de la junta directiva, los comités, los requisitos de seguro, la elaboración de normas y el proceso de ejecución.
• Reglamento: establece las facultades o disposiciones operativas y las restricciones de uso adoptadas por la Asociación.

Legislación aplicable en materia de derechos civiles

• Prohibición de la discriminación racial establecida por la Ley de Derechos Civiles de 1866
• Igualdad de oportunidades de crédito
• La Ley de Enmiendas a la Ley de Vivienda Justa de 1988 se aplica a la venta de una residencia
• No prohíbe la discriminación por parte de los propietarios, en caso de venta o alquiler, siempre que sean propietarios de tres o menos viviendas.
• La Junta tiene prohibido discriminar en el ejercicio de su 1er derecho de negativa
• La asociación debe cumplir las leyes que prohíben discriminar a las familias con hijos
• Las personas con discapacidad (a sus expensas) deben poder realizar adaptaciones de acuerdo con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1993.

CONCEPTOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD

Una HOA debe decidir cómo gestionará su contabilidad. Existen dos métodos: el de caja y el de devengo.

• Método de contabilidad de caja: los ingresos y gastos sólo se registran cuando el efectivo cambia de manos. Los informes financieros sólo reflejan las transacciones en efectivo. Se trata de un sistema relativamente sencillo para situaciones sencillas. Dado que todas las obligaciones no se registran hasta que el efectivo cambia de manos, este método no ofrece una imagen exacta de la situación financiera de la Asociación en un momento dado.
• El método contable del devengo permite llevar un registro de todas las actividades financieras, incluidos los ingresos a medida que se obtienen (en lugar de cuando se reciben) y los gastos a medida que se contraen las obligaciones (en lugar de cuando se pagan). Esto permite determinar con mayor exactitud la situación financiera de la Asociación en cualquier momento. Además, es un método mejor para el seguimiento plurianual de los créditos y deficiencias de las reservas de capital. La principal desventaja es la mayor complejidad y los conocimientos técnicos necesarios para llevar los registros, comprender los informes, etc.

Reservas de capital

El Consejo debe reparar y sustituir las principales instalaciones, edificios y equipos de la Asociación. El método ideal para prever estos gastos futuros es establecer un sistema de reservas de capital y un presupuesto que garanticen la disponibilidad de dichos fondos cuando sean necesarios.

Sabiendo que en el futuro se prevén gastos importantes de reparación y sustitución de instalaciones y equipos, la Asociación podría empezar a acumular fondos gradualmente a través de una cuenta de reserva para hacer frente a la totalidad o a una parte de esos gastos cuando lleguen a su vencimiento.

Conclusión

Son muchas las cosas que intervienen en la creación de una HOA sólida. En artículos futuros, vamos a desempacar los temas que presentamos aquí. Alpine Edge es el principal administrador de propiedades y HOA de Breckenridge. Póngase en contacto con nosotros sobre su HOA. Estamos aquí para ayudarle.