¿Quién está a cargo de una HOA? Le interesará conocer las funciones y responsabilidades del administrador y del consejo de administración. Aquí tiene una guía.
Como comunidad, tienen intereses comunes que les hacen avanzar. Una comunidad de propietarios se encarga de satisfacer esas necesidades, ofreciendo servicios que la ciudad o el condado no pueden ofrecer, estabilizando el valor de la propiedad y garantizando el acceso a servicios de calidad.
La junta directiva de la asociación es la que lo hace posible.
He aquí un análisis más detallado de las funciones que componen el consejo de administración y de lo que hace cada uno de sus miembros para servir al consejo (y a su comunidad) en su conjunto.
¿Qué es un Consejo de Administración?
Una comunidad de propietarios es una organización que vela por los intereses de un grupo de personas. Los propietarios pagan cuotas a la asociación para mantener las unidades individuales o todo el vecindario. Apartamentos, condominios y casas pueden tener asociaciones de propietarios.
La junta directiva es necesaria para que la asociación funcione con éxito. Es el órgano de gobierno que toma las decisiones para impulsar toda la asociación.
El administrador de la HOA
Separado pero relacionado con la junta directiva está el administrador de la HOA. No debe confundirse con el presidente de la HOA.
El papel de la junta directiva es gobernar toda la asociación, asegurándose de que la junta y los miembros de la comunidad cumplen las normativas federales, estatales y locales. Sin embargo, todas estas funciones son voluntarias y elegidas.
El administrador de la HOA está vinculado a la empresa gestora de la HOA, que es independiente del consejo de administración. La empresa de gestión es un proveedor externo contratado por el consejo de administración para ayudar en la gobernanza de la HOA a través de dos funciones básicas:
- Asesoramiento empresarial
- Facilitar las operaciones cotidianas de la comunidad
El gestor de la asociación es un representante de la empresa gestora que desempeña funciones de gestión en nombre de la junta directiva. Por ejemplo, puede solicitar y evaluar ofertas de servicios de la asociación, rendir cuentas de las actividades financieras, supervisar a los contratistas y autorizar el pago de los servicios de la asociación. Esencialmente, son el elemento profesional de la asociación.
El Consejo de Administración
El consejo de administración se compone de varios cargos, todos ellos voluntarios, elegidos por los propietarios de la comunidad en la asamblea anual.
Los cargos de la junta directiva de una HOA pueden variar un poco según la junta, pero en todas hay cuatro cargos: el presidente, el vicepresidente, el secretario y el tesorero. Estos cargos son responsables de gestionar diversos aspectos de la gobernanza de la HOA, tal y como se describe en los documentos de gobierno de la HOA que la junta hace cumplir.
El Presidente
El presidente de la HOA desempeña varias funciones típicamente asociadas con el director ejecutivo de una empresa. Básicamente, el presidente es quien lleva el timón del barco, mantiene al resto del consejo centrado, organizado y trabajando para alcanzar los objetivos acordados.
Por ejemplo, una de las obligaciones más básicas de todo presidente es programar, asistir y dirigir las reuniones de la junta directiva. Se trata de una oportunidad para que todo el consejo se reúna y tome decisiones importantes, por lo que es fundamental contar con el director adecuado.
Otra de las principales funciones del presidente es servir de punto de contacto para diversos socios de la asociación. Dado que hablan en nombre de la junta directiva, pueden representarla junto con el administrador de la HOA ante posibles socios.
El presidente también desempeña una función esencial de comunicación con los miembros de la asociación. Comunica a los miembros las decisiones esenciales de la junta directiva y la información crítica que los miembros de la asociación necesitan conocer.
El Vicepresidente
El vicepresidente sirve principalmente de apoyo al presidente. Puede que no reciban tanta atención como el presidente, pero tener un buen vicepresidente es tan importante como tener un buen presidente.
Dado que la función del vicepresidente es, en primer lugar, sustituir al presidente, el vicepresidente tiene mucha flexibilidad cuando no está sustituyendo al presidente. Esto significa que los vicepresidentes a menudo cubren funciones que no son responsabilidad de otros directivos y, si la junta está organizada en comités, el vicepresidente suele actuar como presidente o como representante del presidente ante la comunidad. Refuerzan la comunicación del presidente con los miembros de la asociación, lo que puede ayudar a reforzar una relación positiva.
Secretario
El secretario de una HOA es el encargado de llevar los registros de la asociación y de conservar todos los documentos oficiales en nombre de la junta directiva. Pero esta función es mucho más que un trabajo administrativo. En realidad, es una de las funciones de liderazgo más importantes de toda la junta.
Las comunidades de propietarios deben poder facilitar información a sus miembros cuando éstos la soliciten. Aquí es donde entra en juego la secretaria. Una gran secretaria será muy organizada y eficiente, capaz de responder a cualquier pregunta y de facilitar cualquier información con prontitud. El secretario también colabora estrechamente con el presidente en la elaboración del orden del día de las reuniones y levanta acta de las mismas para ayudar a la junta a mantenerse al día.
Así que, tanto si se trata del historial de mantenimiento como del seguimiento de los objetivos del consejo a lo largo del tiempo, si necesitas información, el secretario es quien puede dártela.
Tesorero
Por último, pero no por ello menos importante, está el tesorero, que se encarga de todas las transacciones financieras entrantes y salientes de la junta directiva. Esto incluye desde el cobro de las cuotas de la asociación hasta la emisión de los pagos a proveedores.
En este sentido, el tesorero es el alma de la HOA.
El tesorero también tiene la responsabilidad legal de mantener los registros presupuestarios y de auditoría de cada ejercicio fiscal, en estrecha colaboración con los servicios contables. De este modo, el consejo siempre tiene las cuentas claras.
Aunque otras funciones pueden tener más flexibilidad en cuanto a la formación del miembro, el tesorero debe ser alguien con experiencia financiera.
El socio de gestión que necesita en su Comunidad
El consejo de administración actúa en nombre de la comunidad por el bien del conjunto. Pero para ello necesitan los socios adecuados para cumplir sus funciones. Ahí es donde el socio de gestión adecuado marca la diferencia.
En Alpine Edge, abordamos Servicios de gestión de comunidades de propietarios construyendo relaciones a largo plazo con las comunidades a las que servimos, asegurando la mejor experiencia para nuestras comunidades a través de servicios financieros, administrativos y físicos de primer nivel. Así que si usted está listo para tomar un mejor enfoque para su HOA, póngase en contacto hoy mismo para saber cómo podemos ayudarle.
