¿Cómo funciona el gobierno de una comunidad de propietarios?
asociación de propietarios
Lo más probable es que viva en un lugar con una comunidad de propietarios, pero ¿cómo se dirigen y gobiernan? Consulte esta práctica guía para averiguarlo.
¿Sabías que 62 millones de personas viven en unas 315.000 comunidades gestionadas por asociaciones, y siete de cada diez personas están muy contentas con sus comunidades?
Una comunidad de propietarios es mucho más que un grupo de personas que deciden qué árboles pueden estar en su jardín. Es una inversión en el bienestar y la felicidad de toda la comunidad, y todo empieza con un buen gobierno.
He aquí un análisis más detallado de las funciones de las juntas directivas de las HOA y de cómo encajan entre sí para lograr una gobernanza satisfactoria de las HOA y resultados positivos para toda la comunidad.
¿Qué es una comunidad de propietarios?
Una asociación de propietarios, o HOA, es la organización que gobierna una subdivisión, comunidad planificada o edificio de condominios. Establece y aplica normas para todos los miembros, que son todos los propietarios de viviendas de la comunidad. En este sentido, se parece un poco a la empresa gestora de un edificio de apartamentos, salvo que las HOA están dirigidas por miembros voluntarios que viven en la comunidad.
Funciones en las Juntas de HOA
Las HOA siempre constan de juntas directivas, que son el Administrador de la Asociación y la Junta Directiva. La Junta Directiva está formada por un presidente, un vicepresidente, un secretario y un tesorero, aunque algunas HOA pueden añadir otras funciones en función de las necesidades de su comunidad.
Administrador de la asociación
Aunque la HOA se compone en gran parte de miembros voluntarios, el administrador de la asociación, a veces llamado el gestor de asociaciones comunitarias, es la única función profesional del grupo. Pueden ser contratados por el Consejo de Administración o la empresa de gestión inmobiliaria.
El papel del administrador es proporcionar una contraparte profesional al resto de la HOA, principalmente en un papel consultivo para ofrecer asesoramiento administrativo, operativo y de gestión a la Junta. Dado que la Junta está formada por voluntarios interesados, esta función es esencial para ofrecer la gestión profesional de la propiedad que esperan los propietarios.
También ayudan a facilitar las operaciones cotidianas de la comunidad, que es donde entra en juego su conexión con la empresa de gestión de la propiedad. Como son profesionales remunerados, saben cómo abogar por los servicios profesionales que necesita la comunidad, como los contratistas, y saben cómo manejar diversos aspectos profesionales de la gestión de una comunidad, como solicitar y evaluar ofertas de trabajo. También conocen las últimas directrices normativas y ayudan a la junta a llevar los registros financieros.
Consejo de Administración
Junto con el administrador de la asociación trabaja el consejo de administración, que suele estar formado por cuatro funcionesel presidente, el vicepresidente, el secretario y el tesorero.
El presidente es el líder de la Junta Directiva y de la comunidad de propietarios en su conjunto. Piense en él como si fuera el director general de la empresa (si su empresa fuera una comunidad). Programan las reuniones de la junta, establecen el orden del día de las reuniones, presiden las reuniones para asegurarse de que la junta se mantiene en el buen camino, ejecutan los documentos legales y representan a la junta de la comunidad de propietarios ante los residentes.
El vicepresidente es el segundo al mando, y su papel es más importante de lo que mucha gente cree. Su función varía mucho de una Junta Directiva a otra, pero, por lo general, el trabajo principal del vicepresidente es sustituir al presidente en cualquiera de sus tareas habituales. Cuando no lo hacen, desempeñan otras funciones no atribuidas a otros cargos y sirven de enlace entre la comunidad, la junta directiva y el presidente.
El trabajo del secretario consiste en llevar los registros en nombre de la HOA. Por ejemplo, levanta acta de cada reunión de la junta y mantiene registros financieros precisos. Cuando los miembros de la HOA solicitan información, el secretario es quien se la facilita.
El de tesorero es el puesto más especializado de los cuatro, ya que se encarga de todas las transacciones financieras entrantes y salientes, incluidos los registros financieros a efectos de auditoría. Por esta razón, el tesorero debe ser alguien con experiencia en finanzas para garantizar que todas las transacciones se gestionan correctamente y que todos los registros se mantienen adecuadamente.
Cómo colabora la dirección de las HOA para lograr la gobernanza
Piense en el gobierno de una HOA como en los cimientos de su casa: si se quita cualquier elemento estructural, el resto se desmorona. Ningún puesto individual dirige todo el espectáculo. En su lugar, es necesario que todos trabajen juntos para lograr un buen resultado.
Por ejemplo, mientras que al presidente le corresponde programar las reuniones del consejo y planificar el contenido de cada una de ellas, la secretaria se encarga de redactar las actas mientras el presidente dirige la reunión. O, dicho de otro modo, el presidente establece el plan e impone su cumplimiento, y el secretario verifica ese cumplimiento en tiempo real.
Del mismo modo, mientras que el gerente de la asociación es quien solicita las ofertas de los proveedores, el tesorero tiene que trabajar con ellos para gestionar todas las transacciones y registros financieros. Y si te sometes a una auditoría, el secretario, el tesorero y el gerente de la asociación trabajan juntos para asegurarse de que todos los registros estén en orden y disponibles cuando se soliciten.
En este sentido, un liderazgo cooperativo y de alta calidad de las HOA es el secreto del éxito de la gobernanza. Si tiene unas zonas comunes limpias y agradables, unos contratistas puntuales y una respuesta rápida a cualquiera de sus preocupaciones, todo ello es mérito de un buen gobierno de la HOA.
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